自院での帳簿作成は、
強い医院づくりの第1歩
「経理はうちでやっているよ」という方はどれくらいおられるでしょうか。小規模の診療所などでは経理担当者がいないなどの理由から、給与計算も含め事務関係は全部会計事務所に依頼している場合があります。一方で、小規模でも自分で帳簿をきちんと作成する診療所もあります。そのような診療所はなぜ、自分で帳簿を作成しているのでしょうか。
他人任せではいけない業務
今年の診療報酬はプラス改定になりましたが、再診料の引き下げをはじめ、診療所にとっては厳しいものでした。しかも、それ以前の改定ではマイナス改定が続き、医療機関の経営に大きな打撃を与えてきました。
経営相談などで、収入減少の診療所に質問すると、間違いなく経理は会計事務所（他人）任せです。そして「会計の事は、会計事務所に任せているから内容はわからない」と言われます。倒産や経営不振で廃院する医療機関の多くが、計数管理が甘く、経理は他人任せです。専門外の事は外注するというアウトソーシングの考え方は、もっともだと思う面もあります。しかし、外注してはいけない業務もあるのです。
自院の数値は、経営者が一番よく知っていなくてはいけません。金融機関の融資担当者も、融資が出来ないケースとして第一に、経営者が自らの財政状況を把握していない場合を挙げています。
会計の目的は「自己報告」
ここで会計（帳簿の作成）は誰のために、何のためにあるのかを考えてみましょう。会計の目的を「税務署に申告書を提出するため」「融資を受ける時に銀行に決算書を提出しないといけないから」と思っている方も多いと思います。しかし、会計の本質的な目的は、以下にあるのです。
経営者に、自院の財政が今どういう状況かを把握し、今後どの方向に進んでいくか、どう舵を取っていくかの判断材料を提供すること（自己に対する報告）
こう考えると、会計の情報はタイムリーなものでなくてはなりません。タイムリーとは「お金や物の出入りがあったときに帳簿に記録し、そして毎月業績を把握する」ことです。そのためには、自院で会計帳簿を作成する必要が生じます。帳簿を自院で作成する事は、現状を理解し、変化に対応出来る診療所を作るための第一歩といえます。 外部に委託し、結果報告は年に数回、あるいは年1回税務申告のときだけ、などというのは言語道断です。どんぶり勘定にならざるを得ず、合法的な節税対策もできません。これは、会計の目的を履き違えている典型的な例で、変化に対応出来ない、将来の廃院予備軍といえます。
ITと会計事務所を活用しよう
自ら帳簿を作成できない理由として、次のような事が良く挙げられます。
（1）簿記の知識がない・経理のできる人がいない。
簿記や経理の知識の問題については、パソコン、会計・給与ソフトそして会計事務所を活用することで100%解決できます。 今は昔と違い、語弊はありますが、簿記や給与計算の知識がそれほどなくても会計事務所の適切なサポートがあれば、余分な時間をかけずにパソコンを利用して自院で法令に則った会計帳簿の作成や給与計算をする事もできます。
（2）時間がない。
時々、金銭出帳簿、銀行長、請求書等まできっちり整理し、それを会計事務所に渡しているケースを見受けます。このような場合は特に、パソコンを活用すれば今までより時間も労力も短縮して、自ら帳簿を作成することができます。
（3）職員に見られたくない。
作業のアクセス権管理機能の付いたソフトウェアであれば、見られるデータの範囲を個人ごとに制限する事も可能です。
（4）面倒くさい。
「帳簿付けをしたって、面倒なだけで患者は増えない」と考える方もいるようです。しかし、自ら帳簿を付けるということは自院の経営状況を把握して問題点を見つけ、将来の進むべき方向を明らかにすることであり、自らを守る事につながります。
自分を過信して体を気遣うことなく何年も過ごし、体調を崩して初めて受診する人と、日頃から健康管理に注意を払い、定期的な健康診断を受けている人とでは、どちらが健康でいられるでしょう。自分の健康管理を面倒だからと、他人任せにするような人が、健康を維持できるでしょうか。
（5）誰も教えてくれない。
会計事務所の役割は、病医院が自ら帳簿作成をできるように、事務担当者の能力の向上をサポートし、出来あがった会計資料を経営者である院長に分かりやすく説明し、会計を味方につけて、タイムリーに病医院経営に役立ててもらうことにあります。
会計事務所への顧問料が、帳簿作成だけのコストになっていませんか？帳簿作成は自院で行い、それに間違いがないか会計事務所が専門的な立場から毎月監査し、確定した数値をもとに問題点の解決や、将来の計画を相談する、そのコストとしての顧問料のほうが、ずっと価値があるのではないでしょうか。
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